Du kender det sikkert: Kalenderen er presset, kollegerne venter på svar, og pludselig skal et møde eller firmaarrangement planlægges – helst i går. Når tiden er knap, og mange beslutninger skal tages hurtigt, kan selv den erfarne mødeplanlægger komme til at tvivle på, om alt nu er på plads.
Hos DKBS taler vi hver dag med mødeplanlæggere, som står i netop den situation. Her deler vi tre klassiske udfordringer, vi ofte ser – og hvordan du nemt kan undgå dem.
- Du starter uden et klart formål
Det lyder banalt, men mange møder bliver planlagt ud fra dato og deltagerantal – ikke ud fra hvad mødet skal opnå. Når formålet er uklart, bliver det sværere at vælge det rigtige sted, forplejning og aktiviteter, der understøtter budskabet.
Sådan undgår du det:
Start altid med at definere, hvad succes ser ud for jer. Skal mødet skabe beslutninger, motivation, videndeling eller relationer?
Når du ved det, bliver det meget lettere at vælge de rammer, der passer bedst – og vores Venue Eksperter hos DKBS hjælper dig gerne med at finde præcis det sted, der matcher jeres mål.
- Du venter for længe med at booke
Mange venter med at booke, fordi de først vil have programmet på plads – men så ender de bedste datoer og venues med at være optaget. Og så bliver planlægningen pludselig en stressfaktor i stedet for en tryg proces.
Sådan undgår du det:
Book rammerne tidligt. Hos DKBS kan du nemt få et overblik over alle mulighederne inkl. afbestillingsregler, så du stadig har fleksibilitet, hvis planerne ændrer sig. Detaljerne er vigtige, og DKBS laver kvalitetscheck af tilbud, så du ikke skal bekymre dig om dette.
- Du glemmer pauser og oplevelser
Pauser virker måske som noget, der kan skæres væk, når programmet er stramt – men de er faktisk nøglen til energi, fokus og gode resultater.
Et møde med små åndehuller, frisk luft eller en fælles aktivitet bliver husket bedre og giver mere engagement hos deltagerne.
Sådan undgår du det:
Tænk pauser og oplevelser ind som en naturlig del af mødet. Det kan være alt fra en walk & talk til en kort teambuilding eller en afslappet middag bagefter. Små oplevelser skaber store forskelle i stemningen – og i udbyttet.
Små ændringer – stor forskel
Det kræver ikke de store omlægninger at skabe bedre møder.
Med et klart formål, en booking i god tid og plads til pauser står du stærkt – og får både ro i processen og glade deltagere.
Hos DKBS hjælper vi hver dag mødeplanlæggere med at finde venues til møder og konferencer – trygt, overskueligt og med personlig sparring. Send os en chat, mail og indhent tilbud her
Få hjælp til dit næste møde eller konference – kontakt vores Venue Eksperter, og få de tre bedste forslag, der matcher jeres behov.
