Vi har alle forskellige måder at kommunikere på. For nogle kommer det helt naturligt, og for andre er det ikke helt så nemt

Derfor får I her nogle formuleringer og tips fra jeres kolleger, som I kan låne og benytte, alt det I lyster. Formuleringerne kan bruges i mailsvar eller på telefonen – pluk bare det, som passer bedst til dig. Og husk – du tilbyder en GRATIS hjælp og service, som kunderne altid kun bliver virkelig glade for!

 

Erfaring har vist, at vigtige nøgleord kan være:

“Vi er MEDEJERE af et GRATIS og UFORPLIGTENDE NETVÆRK”, “Danmarks største FRIE KÆDE af møde- og konferencesteder”, som “tilbyder dig flere steder via KUN ÉN KONTAKT”

MEDEJERE – fordi det skaber tillid til, at det er noget, I kan stå inde for, og I ikke bare henviser til en vilkårlig 3. part
GRATIS – altid et magisk ord, ikke sandt?
UFORPLIGTENDE – kunderne vil ikke binde sig til noget, før de ved, hvem vi er, og hvordan vi arbejder – og at de altid kan takke nej, hvis det ikke har interesseem, takker de altid ja
NETVÆRK – et moderne ord, som lyder noget bedre end “sekretariat” eller “forening” m.m. i de fleste kunders ører.
FRIVILLIG / FRI KÆDE – vi er rent faktisk Danmarks største kæde, skal vi ikke prale lide af det?
KUN ÉN KONTAKT – kunder er ofte nervøse for at blive spammet eller ringet op af en hel masse udbydere – det behøver de ikke bekymre sig om hér!

Her er nogle gode mail-formuleringer, som andre af jeres kolleger har haft stor succes med:

•  Susanne, Hotel Vejlefjord:
  “Vi er medejere af en bookingservice (Danske Konferencecentre)  som er gratis og uforpligtende for mødebookere – de afsøger området ud fra de kriterier, du har og vender tilbage med et tilbud på 3 steder indenfor  ca. en time. Jeg sørger for, at de ved, at det skal være midt i landet og tæt på motorvejen – jeg er helt sikker på, at de finder det perfekte sted til dig – og så håber jeg, at vi ser Jer en anden gang her på Hotel Vejlefjord.  Der er over 100 steder at vælge imellem, så de skal nok finde et passende sted til jeres arrangement.

  Tag endelig en kop kaffe, så søger de for dig imens og husk – du er ikke forpligtet til at sige ja, deres opgave er bare at hjælpe – men de er gode.”

  ---

• Trine, Marienlyst Strandhotel:

  ”Jeg ved, det bliver lidt en udfordring at finde plads i maj, så jeg vil høre, om jeg må have lov at henvise til vores gode samarbejde med Danske konferencecentre? De favner over 100 lækre steder at holde møde og kan på under 2 timer give dig svar og flere valgmuligheder – og det er ganske uforpligtende.

  Lad mig vide om dette kan friste – så sender jeg dem besked med det samme!!”

---

• Gitte, HORISONT:

  “Jeg vil meget gerne hjælpe med at finde et godt alternativt gennem vores samarbejdspartner – Danske Konferencecentre (DKBS).
  Jeg kan sende din forespørgsel videre og DKBS vil kontakte dig med mulige steder inden for kort tid. Det er gratis og du er ikke forpligtet til at sige ja, deres opgave er bare at hjælpe – og de er gode til det 🙂

  Sig til, hvis du ønsker at gøre brug af DKBS, så skaber jeg kontakten med det samme”.

  ---

• Jakob, SEVERIN:
  
  “Det var ærgerligt. Men måske kan jeg hjælpe dig videre alligevel?
  Vi er nemlig medlem af foreningen Danske Konferencecentre, som er en sammenslutning af ca. 100 af Danmarks bedste konferencecentre. Hvis jeg sender din forespørgsel derind, vil de centre, der kan opfylde jeres behov, vende tilbage i løbet af 1½ – 2 timer.

  Det er en 100% gratis og uforpligtende service og vil sandsynligvis spare dig for en masse tid. Hvis I har nogle særlige ønsker til f.eks. lokation (Trekantsområdet eller andet), kan jeg påføre det jeres forespørgsel, så I kun får tilbagemeldinger fra relevante steder.

  Sig til, hvis du ønsker at gøre brug af denne service, så sætter jeg gang i det med det samme.”

  ---

• Laura, Charlottehaven

  “Vi er desværre fuldt booket den 1. november – er datoen fastsat? Jeg kan evt. hjælpe dig med at finde noget andet igennem Danske Konferencecentre, som vi er medlem af? Jeg kan sende en forespørgsel ind til sekretariatet, og de vil selv kontakte dig med
  mulige  steder inden for kort tid.

  Det er en gratis og helt uforpligtende service.”

         

Andre eksempler på nyttige sætninger kan f.eks. være:

“Vi har flere end 100 samarbejdspartnere over hele Danmark”

“Vi er medejere af Danmarks største frivillige kæde af møde- og konferencesteder”

“For at spare din tid kan jeg sende din forespørgsel videre i mit netværk”

“Du vil modtage et tilbud med 3-5 alternativer i løbet af et par timer– helt gratis og uforpligtende”

“Du vil kun blive kontaktet af én medarbejder, som til gengæld har kontakt til flere end 100 af vores samarbejdspartnere”

“Det betyder, at du kan passe dine andre arbejdsopgaver eller nyde en kop kaffe, mens de arbejder på din forespørgsel”

“Jeg vil lige sende din forespørgsel videre til vores booking service – så finder de hurtigt et alternativ til dig”

“Hvis du bliver hængende på telefonen, stiller jeg lige om til vores gratis bookingservice – de kan hurtigt hjælpe dig videre”